Die ersten Schritte: Von der Idee bis zur Durchführung

Sie wollen zum ersten Mal einen Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen durchführen? An Enthusiasmus mangelt es nicht, wohl aber an einem Plan, wie ein solcher Tag konkret vorzubereiten und umzusetzen wären? Wir helfen Ihnen mit ein paar Tipps, erste Ideen zu entwickeln, Kooperationspartner zu gewinnen und bei der Vorbereitung und Durchführung Ihre Kapazitäten vor Ort sparsam und gewinnbringend einzusetzen.

Wie Sie am besten vorgehen, erfahren Sie in lockerer Folge in unserem Blog. Wir starten mit Phase 1: Planung und Vorbereitung der Veranstaltung. Selbstverständlich kann dieser Blogbeitrag nicht alle Facetten umfassend berücksichtigen. Mehr Infos geben wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch.

Checkliste: Planung und Vorbereitung der Veranstaltung

1. Festlegung des Termins für den Tag der offenen Tür

Das klingt banal, ist aber enorm wichtig. Denn mit dem richtigen Termin steht und fällt auch der Erfolg Ihrer Veranstaltung. Bevor Sie als ins Detail gehen, sollten Sie neben dem Tag auch die Uhrzeit für den Beginn und das Ende Ihrer Veranstaltung festlegen. Liegt der Termin gegebenenfalls in den Schulferien, könnte eine wichtige Zielgruppe von vornherein wegfallen. Wichtig ist ebenso, ob Ihr Tag der offenen Tür mit den Urlaubszeiten verantwortlicher Mitarbeiter kollidiert. Nichts wäre schlimmer als wenn es während der Vorbereitung und am Tag selbst zu ärgerlichen Engpässen beim Personal kommt. Diese und weitere Schwierigkeiten vermeiden Sie, wenn Sie den Termin in verschiedene Richtungen checken. Prüfen Sie unbedingt auch, ob große Sportereignisse die Zahl und Zusammensetzung Ihrer Besucher und Gäste beeinträchtigen könnten.

2. Auswahl der Räumlichkeiten

In der Regel findet ein Tag der offenen Tür in Ihren eigenen Räumen statt. Sie können also schalten und walten wie Sie wollen. Dennoch ist es wichtig, gleich zu Anfang festzulegen, ob die Veranstaltung vorwiegend drinnen oder draußen stattfinden soll. Haben Sie einen Park oder größere Freiflächen auf dem Gelände, ist das natürlich eine gute Grundlage für ein Bühnenprogramm oder eine Aktion mit Besuchern, die viel Platz benötigt. Allerdings muss in diesem Fall immer mitgedacht werden, welche Alternativen bei schlechtem Wetter zur Verfügung stehen. Bühnenprogramm und Gemeinschaftsaktion sollten also von vielen attraktiven Angeboten in der Peripherie gestützt werden. Mit je mehr Gästen Sie rechnen, desto wichtiger wird die Klärung der Frage, ob und wie die Sicherheit der Teilnehmer und Besucher vor Ort gewährleistet werden kann.

3. Planung des Programms

Stehen Termin und Räumlichkeiten fest, kann die Planung des Programms in Angriff genommen werden. Hierbei besteht leider immer die Gefahr schnell vom eigentlichen Thema Ihrer Veranstaltung abzukommen. Das wäre z.B. der Fall, wenn sich Ideen für das Rahmenprogramm zu sehr in den Vordergrund schieben. Klären Sie vor einer Festlegung Ihrer Programmpunkte bitte sehr genau, welche Dienstleistung Ihres Unternehmens oder welches Produkt im Mittelpunkt Ihrer Veranstaltung stehen soll. Ein Tag der offenen Tür ist schließlich kein Volksfest, Rummel oder Basar. Zuallererst dient diese Veranstaltung der Präsentation Ihres Unternehmens, seiner Ziele, Produkte und Leistungen.

Findet Ihr Tag der offenen Tür in einer medizinischen Einrichtung statt, sollten z.B. eine Führung durch den OP, durch moderne Untersuchungsbereiche oder eine Station auf keinen Fall fehlen. Daneben kann es viele zusätzliche Attraktionen geben, die für Ihre Zielgruppen als Publikumsmagnet funktionieren. Außerdem unbedingt prüfen, ob ein spezielles Angebot für Kinder organisiert werden kann. Kinder, die sich langweilen und unbeschäftigt bleiben, bringen leicht die Stimmung der Besucher zum Kippen.

4. Einholung behördlicher Genehmigungen

Dieser Part wird meist als sehr lästig empfunden, aber behördliche Genehmigungen sind immer erforderlich, wenn öffentliches Straßenland in die Veranstaltung einbezogen werden soll. Wenn Sie z.B. während Ihrer Veranstaltung noch Passanten ansprechen sprechen oder im Vorfeld im Ihrem Umfeld Flyer verteilen wollen, sind diese Aktionen in jedem Fall genehmigungspflichtig.

5. Gewinnung von Kooperationspartnern

Kooperationen sind ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg. Sie heben nicht nur das Niveau Ihres Rahmenprogramms, sondern sind auch ein Beleg für die Attraktivität Ihres Unternehmens. Zusätzlich kann sich bei der Programmgestaltung die Einbindung eines Radio-Senders als sinnvoll erweisen. Denn dieser sorgt in der Regel für die Bereitstellung der Bühne und Technik und übernimmt am Tag selbst die Moderation des Bühnenprogramms. Eine Aufgabe weniger, die Sie selbst erfüllen müssen!

6. Einladung eines Prominenten

Eine bedeutsame Entscheidung ist die Einladung von Menschen, die man auch unabhängig von Ihrem Unternehmen kennt. Lokale Politiker oder Künstler können durchaus als Zugpferd oder zusätzlicher Publikumsmagnet funktionieren. Allerdings kostet die Vorbereitung meist deutlich mehr Zeit als angenommen, sofern dabei nicht auf bestehende Kontakte zurückgegriffen werden kann. Kennt man sich nicht ohnehin näher, ist es sehr schwer, zu einem Prominenten durchzudringen. Es will also gut überlegt sein, ob Sie sich mit einem Management herumschlagen, das Ihrem Anliegen noch nicht einmal offen gegenübersteht.

7. Einbindung einer Charity-Aktion

Spenden für ein soziales Projekt zu sammeln, kann am Tag der offenen Tür sinnvoll sein. Wenn Sie bereits Projekte im sozialen Bereich fördern oder sogar ein eigenes Projekt betreuen, ist Ihre Veranstaltung eine gute Gelegenheit neue Spender zu gewinnen. Alternativ können Sie eine karitative Einrichtung oder Initiative auswählen, die Sie mit Ihrer Veranstaltung unterstützen wollen. Passendes findet sich z.B. auf der Spendenplattform betterplace. Ein Beispiel aus unserer Arbeit finden Sie hier: DFC Waldfriede.

8. Getränke und Verpflegung

Wenn zu Ihrem Unternehmen eine Kantine oder Cafeteria gehört, lässt sich eine Versorgung der Gäste mit Getränken und Verpflegung meist gut organisieren. Oft werden die Kapazitäten des Personals aber für andere Bereiche gebraucht. Die Bereitstellung und der Betrieb eines Getränkestandes über einen Sponsor könnte also sinnvoll sein. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie dem Sponsor im Rahmen Ihrer Werbemaßnahmen und am Tag selbst genügend Raum für die Eigendarstellung zur Verfügung stellen können. Das kann Vorteile aber auch Konflikte mit sich bringen.

9. Müllentsorgung organisieren

Müll fällt bei jeder Veranstaltung leider nicht zu knapp an. Vorhandenen Papierkörbe oder Container reiche selten aus, vor allem wenn Verpflegung und Getränke mit Wegwerfgeschirr angeboten werden. Ein gutes Entsorgungskonzept gehört also zu Ihrer Veranstaltung unbedingt dazu. Sonst werden sich Ihre Besucher sehr schnell nicht mehr wohlfühlen und die Veranstaltung verlassen.

10. Hostessen buchen

Mitarbeiter können viel übernehmen!. Oft sind sie jedoch von der Fülle der ungewohnten Aufgaben rund um Ihre Veranstaltung überfordert. In diesem Fall ist es eine Überlegung wert, ob Hostessen oder einfache Servicekräfte hinzugezogen werden. Diese können z.B. die Zählung der Besucher übernehmen, Freigetränke ausgeben, Flyer verteilen  oder die Besucher zu einzelnen Programmpunkten geleiten. Allesamt Aufgaben, die Sie bedenkenlos in die Hände von externen Helfern legen können.

11. Fotografen buchen (Dokumentation)

Mindestens ebenso wichtig wie ein gelungener Tag der offenen Tür ist seine ausführliche Dokumentation. Dabei verhält es sich wie bei einer Hochzeit. Je professioneller der Fotograf desto mehr können Sie später mit den Fotos anfangen. Aber Vorsicht: Hier unbedingt im Vorfeld die Besucher über die Dokumentation der Veranstaltung informieren, damit es am Ende keine Beschwerden oder Streit um die Nutzungsrechte der Fotos geht.

12. Beratungsbereiche für persönliche Gespräche einrichten

Bei einer Veranstaltung mit vielen Menschen und Kindern geht es naturgemäß recht laut zu. Um Ihrem Anliegen gerecht zu werden, über Ihre Arbeit und Leistungen zu informieren, sind also unbedingt vom Lärm abgeschirmte Bereiche zu schaffen. Sie müssen nicht groß sein, aber sollten das persönliche Gespräch möglich und angenehm machen. Laden Sie Ihre Gäste am besten zu verschiedenen Gesprächsthemen in Ihren Beratungsbereich ein, um die Hemmschwelle zu senken. Für Ihre Geschäftspartner, die als geladene Gäste vor Ort sind, empfiehlt sich zusätzlich eine Lounge.

13. Toiletten und Fluchtwege

Das Thema Toiletten und Fluchtwege steht hier an letzter Stelle, seiner Bedeutung nach müsste es ganz oben zu finden sein. Ohne ausreichend viele Toiletten, Wickelplätze u.ä. wird es Ihnen kaum gelingen, Ihre Besucher lange am Ort zu halten. Ebenso wie auf Fluchtwege muss auch auf Toiletten ausreichend oft und eindeutig hingewiesen werden. Lassen Sie sich hierzu unbedingt von einem Experten beraten.

Phase 1: Die Planung und Vorbereitung haben Sie erfolgreich konzipiert und bearbeitet? Jetzt müssen Ihre Gäste und Besucher von Ihrer Veranstaltung erfahren. Mehr dazu lesen Sie in unserem nächsten Blogbeitrag.